Time management voor mensen die altijd te veel te doen hebben

Vaak hebben we het gevoel dat er te weinig uren in een dag zitten. “Als ik nou nog een extra uur zou hebben zou ik dit ook nog even kunnen doen”. We zijn altijd druk en er is altijd wel meer te doen.

Hoe je het ook went of keert, er zitten maar 24 uur in een dag. Je kan helaas geen uren toevoegen. Wat je wel kan doen is je tijd slim indelen. Je tijd managen zorgt ervoor dat je slimmer, sneller en productiever  werkt.

Of je nou nog op school zit, in de financiële sector werkt of een creatieveling bent, je tijd indelen kan een saai en tijdrovend klusje zijn. Niemand vind het leuk om te doen. Je kan het bijna een vak op zich noemen. Wij merken vaak dat onze stagiaires moeite hebben met timemanagement. Je tijd managen is gewoon lastig, vooral als je geen overzicht hebt! We bespreken daarom vandaag een paar praktische tips die op iedereen van toepassing kunnen zijn.

#1

Maak een to do lijst

Het is lastig om overzicht te bewaren wanneer je veel te doen hebt. Vaak komen bij elke taak meerdere mini-taken erbij. Het is dus slim om een to do lijst te maken met hoofdcategorieën en subcategorieën.

Wat wij op de studio doen is het bijhouden van een algemene to do lijst en een dagelijkse to do lijst. Op de algemene lijst houden we bij welke projecten we hebben lopen. Op de dagelijkse to do lijst staan de taken die deze dag af moeten.

Wat fijn is bij een to do lijst is dat je dingen kan afstrepen. Wanneer je een taak voldaan hebt kun je deze doorkrassen. Zo is er weer een taak minder in je drukke dag. Wij hebben onze to do lijst op een whiteboard staan zodat we de taken kunnen uitvegen wanneer we ze gedaan hebben. Je kan ook een to do lijst bijhouden op papier. Ook zou je een lijst kunnen bijhouden op dropbox zodat je deze op elk device bij de hand hebt.

#2

Stel prioriteiten

Alles moet altijd meteen af, geen enkele klant of deadline zal je meer tijd geven. Als je kritisch naar je to do lijst kijkt zul je zien dat sommige dingen toch meer haast hebben dan anderen. Geef kleuren of cijfers aan je lijstje; 1 voor wat veel prioriteit heeft, 5 voor wat het minst prioriteit heeft, en werk zo de lijst af.

Bekijk welke projecten het belangrijkste zijn. Emails beantwoorden kan je doen wanneer je even wilt pauzeren, maar je wilt klanten niet laten wachten op hun antwoord. Zorg ervoor dat je weet wat het belangrijkste is op dat moment.

 #3

Plan de dag vooruit

Als je weet wat je moet doen en wat het belangrijkste is kun je beginnen aan een planning. Maak, als je dit handig vind, een tijdschema. Schrijf op hoe laat je begint en waarmee je begint. Plan ook je pauzes in. Het is fijn om vooraf te weten wanneer je een relax momentje hebt.

Zorg ervoor dat je niet te lang doorwerkt. Na een tijdje ben je minder productief en zal er dus minder gebeuren. Soms is het beter om dingen naar morgen te schuiven omdat je sneller werkt als je fresh bent.

#4

Zet social media op een laag pitje

Als je weet dat je snel afgeleid wordt door social media, is het slim om deze minder te gebruiken. Schakel de meldingen op je telefoon bijvoorbeeld uit, zorg dat je geen bureaubladmeldingen krijgt. Je kan er ook voor kiezen om een social media break in te lassen. Je bepaald dan op welke momenten van de dag je naar je social media kijkt en neemt hier even de tijd voor. Wanneer de break weer over is ga je door met je werk.

#5

Houd een agenda bij/maak een weekplanning

Wanneer je weet wat al je taken zijn en deze ingepland hebt zul je merken dat niet alles meteen gedaan kan worden. Sommige dingen zullen morgen moeten. Als je een agenda bijhoudt kun je zien wanneer je afspraken gepland hebt staan. Je kan zo makkelijk inschatten of je voor de nog niet voltooide taken morgen genoeg tijd hebt, of dat je toch echt even zal moeten doorknallen.

 #6

Zorg voor jezelf

Om scherp te blijven moet je goed voor jezelf zorgen. Plan pauzes in en zorg voor de dagelijkse hoeveelheid fruit en lekker en gezond eten. Af en toe de buitenlucht in doet een mens goed, loop dus met lekker weer een blokje om!

Wanneer je goed voor jezelf zorgt zal je werk veel meer vruchten afwerpen. Je zal gemotiveerder zijn, frisser en enthousiaster.

Deze tips zullen niet alleen je time management verbeteren maar je algehele levensstijl. Je kan deze tips dus ook integreren op andere vlakken in je leven.

Heb jij nog tips om je tijd beter te managen? Laat het ons vooral weten!

Voor meer informatie kun je altijd onze blogberichten bekijken. Ook zijn we te vinden op Facebook en Instagram. Heb je een specifieke vraag dan kun je ons altijd een mailtje sturen.